オフィスで不可欠なコピー機選び


案外難しいコピー機の選択

様々なメーカーからコピー機が販売されているので、一体どの商品にしたらいいのかと悩みがちになるものです。

ですが、選ぶポイントを確認しながら絞り込んでいけば容易に最も合った製品を選択することができます。コピー機は必要以上に機能が充実した商品を選ぼうとすると高額になったり、大きくなってしまい邪魔に感じることもあります。ですから、慎重に選んで最適な商品を選択するようにしたいものです。

まずは、オフィスで使用する用紙の枚数を考えていきます。そして、月単位で何枚印刷をするのかを確認していきます。印刷についても、速度が必要なオフィスもあることでしょう。一般的に、コピー機はイライラするほどの印刷スピードではないので、それほど神経質になる必要はありませんが、商品の中には早く印刷をすることができる商品もあります。ですから、早さが必要な場合はよりグレードの高い商品を選ぶと安心です。

次に機能に関してですが、最も重要になるのが用紙のサイズです。A3まで印刷することができる商品もありますが、中にはA4までしか印刷ができないタイプもあります。A4で統一して印刷をするオフィスもあるので、必ずしもA3サイズの用紙が必要ではないものですが、場所によってはA3サイズのコピーをしたいことも考えられます。たまにA3のコピーもするという場合には、A3印刷が可能な商品を選択する方が無難です。また、カラー印刷が必要かどうかも重要なポイントです。カラー印刷が可能な商品は割高になるのは事実です。全くカラー印刷をしないというオフィスの場合はモノクロのみ印刷できるコピー機を選択してもいいでしょうが、多少なりともカラー印刷が必要な場合にはカラー印刷ができるタイプを選ぶ必要があります。

コピー機リースのメリットとは

コピー機をオフィスに導入する際には3つの方法があります。それは、購入とリース、レンタルに分けられます。リースとレンタルは同じではないかと思っている方も多いですが、実は違いがあるのです。これら3つの方法についてはメリットとデメリットがあります。オフィスに導入する際にどの方法を選択したらいいのか、きちんと把握しておくことによって損をすることもないのです。

導入で一般的に多いのがリースです。この方法についてメリットとデメリットを知っておけば間違った選択をすることもありません。

まずレンタルとリースの違いについてですが、レンタルは個人でも法人でも個人事業主でも選択が可能ですが、リースになると法人と個人事業主しか選択することができず、まったくの個人は契約できません。リースは一般に3年〜6年の契約期間となりますが、レンタルの場合は数か月だけの最短期間の使用も可能なことが多いものです。そのため、個人ではレンタルのみの選択になります。ただリースの場合、初期費用がかからない点と商品が選択できるという点で大きなメリットがあります。オフィスの場合、選択ができなければ業務に支障をきたしてしまいます。そのため、オフィスに機器を置く場合にはレンタルよりもリースが望ましいのです。

次に、購入とリースのどちらがいいのかについてですが、リースの場合は初期費用がかからないという点が最も大きなメリットです。ローンで購入すれば負担が小さいこともありますが、初期費用をなるべく抑えたいという方は購入するよりもリースの方がいいのです。

コピー機導入までの流れ

コピー機をオフィスに設置する場合、購入であればそのまま設置すればいいのですが、リースやレンタルの場合にはいくつかの手続きが必要になります。リースやレンタルを選択する会社は多いですが、その際にきちんと理解しておくべき点がいくつかあります。トラブルが発生しないためにもきちんと確認をしておき、来るべき日に備えます。

まず販売店にリースやレンタルの申し込みを行いますが、この際にすぐに機器がオフィスに届けられるわけではありません。申し込みをしたら審査が行われます。審査で落ちればリースやレンタルを受けることができません。しばらくして販売店から審査結果が知らされます。ですから、すぐにコピー機を手に入れることができないということは知っておかなければなりません。

審査に通れば機器を使用することができますが、実際にオフィスのどこに置くのかについて、予め決めておく必要があります。歩行の邪魔になる場所に置くと機器を破損してしまう恐れが生じます。また、その場所に置くことで邪魔になってしまっては業務に支障が生じます。ですから、機器を置く場所は歩行の邪魔にならない場所にする必要があります。また、コピー機は繊細な機器なので、ホコリやごみが湿気が気になる場所には絶対に置かないようにします。ごみや湿気が多い場所に置くと壊れやすくなるからです。さらに、コンセント周りがすっきりとした感じになるように、考える必要があります。

導入までには確認しておかなければならないことは多く感じますが、全て必要な手順なのでしっかり把握しておきます。そして、すぐにコピー機を導入することができるわけではないので、ある程度の期間を設けて申し込みをすることが大切です。

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