複合機・コピー機のコラム
複合機・コピー機のコラム
複合機を社内に導入するといったときに、考えられる方法はいくつか出てきます。購入するという方法もありますが、リースをするということも一つの方法です。利点はそれぞれありますが、購入する場合は一気に費用がかかってしまう可能性もあります。リースの一番のメリットは、費用負担を少なくするということが大きいでしょう。
コストを軽減できることは、どんどん行っていきたいのが企業の基本です。それは購入コストだけではありません。業務用の複合機を購入すれば、その金額の高さから固定資産となってしまうでしょう。そうなってしまうと、必要以外のコストがかかることになります。ところが、リースであれば貸してもらっている状態なので、自分たちのものではありません。当然、固定資産税もかかることがありませんので、有利に運ぶことができるようになります。壊れたり盗難に遭ったりしたときにも、保険をかけておけば自己負担は少なくなります。
こうした利点は、購入するという方法では生まれてきません。大きな違いとなって表れてくるからこそ、多くの企業はリースを選択しています。実際に1台だけのことであれば、購入もリースも驚くほどの差が出てくるわけではありません。金額ということでは小さなものではありませんが、1台では管理をするとしても比較的目は行き届くでしょう。ところが、企業として大きくなり、複数台管理しなければいけないとなると、それだけで労力も考えていかなければいけません。さまざまなコストも足かせとなり、どんどんと苦しくなってしまうでしょう。だからこそ、リースという方法が生きてくるようになるのです。
リース契約には、保守契約を結ぶかどうするかという問題が出てきます。複合機でも考えていかなければいけない部分ですが、これは全く別の契約であり、別個に考えていかなければいけません。購入する場合でも組むことができる任意のものですが、リースにしたときにはもっと大きな効力を発揮することができます。リース料金との違いということを考えると、機器を借りるための費用がリース料金です。保守料金ということで考えると、メンテナンス料金ということになってくるでしょう。いくつかの方法があり、それぞれで特色があります。契約の仕方の違いであり、何を中心にするのかということで分かれていると考えると、わかりやすくなるでしょう。
なぜ、リースの時に大きな力を発揮するのかといえば、複合機の修理費用にあります。購入した場合には、その金額によっては買い替えるといった選択も出てくるでしょう。しかし、リースには契約期間が存在し、簡単に変更することができません。故障する可能性は一定確率あることは機械である以上否定することはできないでしょう。使えば使うほど、この確率は上昇することになります。その金額が低いのであれば、保守契約を結ぶ必要性もありませんが、修理費用は驚くほど高くなってしまうことが大半です。
そうなると、リースというメリットが薄れてしまう可能性が高まります。保険というかたちで考えておけば、このリスクを軽減することができるようになるでしょう。実際にリースとセットにしなければいけないという契約があるほどで、修理費は利用者の大きな負担になってしまうことがわかっています。だからこそ、検討するべき方法であるといえるでしょう。
保守にもいくつかの方法がありますが、毎月1000枚程度は使うという企業に向いているのが、カウンター方式と呼ばれる方法です。複合機にあるカウンターを使い、1枚当たりで保守金額を計算します。1カ月単位で計算していくことになりますが、使用する枚数によって、機器の損耗などを計るということです。あくまでも枚数で決めていくことになるため、その間に故障したりしても、金額が変動することがない方法になります。トナーなどはメーカーによっても違いがありますが、大量に使うということでも使いやすい方法といえるでしょう。特に複合機の中でも高速機を使っているのであれば、この契約が理想的です。安心して使うことができる保守契約であるといえるでしょう。
印刷する枚数にばらつき、量が少ないときに使われるのがキット方式です。トナーキットを購入するということで、トータルサービスを受けるという契約で、保守サービス料金なども含まれています。企業で使うということを考えると、損耗度合いに合わせたメンテナンスサービスではないというところがデメリットになってくるでしょう。
実際にカウンター保守の場合には一定金額になるため、枚数が増えてもランニングコストの増大がありません。ところが、キット方式になると使えば使うほどコストがかかることになります。トータル的に考えると、複合機の場合マイナスになる可能性が高いといえるでしょう。機械である以上、使えば壊れる可能性があるのですから、こうした保守を考えておくことが重要です。
■関連ページ
コピー機リースの詳細はトップページで
